Design
Ein Workflow ist ein definierter und vom Portal überwachter Ablauf innerhalb einer Organisation. Dieser kann im BW2-Portal mit Hilfe des grafischen Prozess-Editors entworfen werden. Im Editor werden, entsprechend der Aufgabenstellung, Objekte, wie z. B. Mitarbeiter, Aufgabe etc., prozessual miteinander verbunden und mit den gewünschten Attributen versehen. Anschließend wird der Workflow mit einem Objekt verknüpft, z. B. einer bestimmten Dokumentvorlage. Das Portal startet daraufhin den Workflow immer dann, wenn aus der verknüpften Vorlage ein Dokument erstellt wird.
Ablauf
Hat ein Mitarbeiter einen Workflow, bspw. mit der Weitergabe einer Aufgabe gestartet, läuft der Prozess zwischen allen vorgesehenen Benutzereingriffen automatisch ab. Doch auch während eines Benutzereingriffs kann im Workflow eine Aktion des Portals vorgesehen sein. Wurde ein definierter Arbeitsschritt vom momentanen Bearbeiter als abgeschlossen markiert, übergibt das Portal, gemäß dem Prozess-Design, die Aufgabe solange einem nächsten, zuständigen Mitarbeiter, bis die Prozesskette zuende ist.
Kopie
Ein gespeicherter Workflow kann einfach kopiert werden, wenn sich ein neuer Prozess nicht entscheidend von einem bereits bestehenden unterscheidet. Nach dem Kopieren können im Prozess-Editor die Arbeitsschritte geändert werden, die im neuen Prozess anders definiert sein sollen.