Einführung von repV for Sage 100 bei der FSH GmbH

Die FSH Flurförderfahrzeuge GmbH – ein mittelständisches Handelsunternehmen – hat auf die Servicemanagement Software repV for Sage 100 von Desk umgestellt und konnte dadurch die Effizienz der Geschäftsabläufe deutlich verbessern. Moderne Handheld-Dateneingabe statt Papierbelegen im Außendienst beschleunigen jetzt die Arbeitsabläufe und erlauben einen stets aktuellen Überblick über den Wartungszustand der betreuten Flurförderfahrzeuge. Kundennähe, schnelle Reaktion und engagierte Mitarbeiter im Außendienst sind die Pfunde, mit denen mittelständische Unternehmen am Markt wachsen können. Doch moderne Logistik erfordert immer schnellere Umschlagszeiten und damit auch kürzere Wartungspausen. Um auch künftig erfolgreich zu sein, hat sich die FSH deshalb entschlossen, alle Abläufe im Service zu digitalisieren. Das neue System stimmt die Geschäftsabläufe besser aufeinander ab und integriert sich in das bestehende Warenwirtschaftssystem von Sage 100. Der Außendienst wird mit einer App angebunden.

Seit ihrer Gründung im Jahre 2000 ist die FSH erfolgreich im Vertrieb und dem Service von Flurförderfahrzeugen wie z.B. Containerstapler oder Terminal-Trailer-Transportsysteme am Markt etabliert. Hinzu kommen maßgeschneiderte Lösungskonzepte für logistische Aufgabenstellungen beim Containerhandling. Dabei legt das inhabergeführte Unternehmen besonders viel Wert auf den direkten Kundenkontakt für persönliche und partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen.

Auf die 50-jährige Erfahrung der Gründungsgesellschafter auf den Gebieten Service, Logistik und Technik sind die Mitarbeiter besonders stolz. Die daraus resultierende Kundenzufriedenheit wurde zum Erfolgsgaranten und verschaffte dem Unternehmen eine gute Marktposition in der Branche. Im Zuge des Wandels in der Logistikbranche galt es jetzt, die Kundenzufriedenheit durch die Digitalisierung aller Abläufe im Service weiter zu steigern und so die eigene Position auszubauen.

Wie war die Ausgangssituation?

Mit dem stetigen Wachstum des Unternehmens wurde es immer schwieriger, die mittlerweile 20 Außendiensttechniker effizient zu koordinieren und dabei den Überblick zu behalten. Die Wartungsintervalle wurden noch per Handzettel abgestimmt und die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst lief hauptsächlich über Mobiltelefone. Die Serviceberichte wurden von den Technikern in Papierform erstellt und anschließend von einem Sachbearbeiter am Hauptsitz in das bestehende ERP-System (Sage 100) eingetragen. Dieser bürokratische Aufwand führte zu enormem Zeitverlust, zudem waren die Informationen kaum auswertbar und oft fehlerhaft. Der Anstieg beim Auftragsvolumen führte dann zur Erkenntnis, dass man die Abläufe mit Unterstützung einer Servicesoftware effizienter gestalten musste.

Das Ziel war es, die Geschäftsabläufe von Wartung, Innendienst und Außendienstservice perfekt aufeinander abzustimmen, stärker zu automatisieren und papierlos zu arbeiten. Für die Anbindung des Außendienstes sollte daher eine mobile App eingeführt werden, die die jeweils relevanten Daten für jeden jederzeit zugänglich macht.

Was war die Herausforderung für Desk?

Das neue System musste innerhalb kurzer Zeit unter Einhaltung des Budgets eingeführt werden. Neben der technischen Implementierung sollten die Mitarbeiter die Vorteile der neuen Software erkennen und schätzen lernen. Darüber hinaus war vorgesehen, alle Abläufe voll in das vorhandene Sage-100-Warenwirtschaftssystem zu integrieren, um die Daten im Service künftig mit wenigen Klicks auswerten und jederzeit abrufen zu können.

Die Umsetzung in 10 Schritten

Der Beschaffungsprozess vom Erstgespräch bis zum Abschluss des Projekts nahm insgesamt vier Monate in Anspruch. Bis zur Umsetzung waren folgende Schritte notwendig:

1. ERSTGESPRÄCH

   Nach der erfolgreichen Kontaktaufnahme über das Kontaktformular der Webseite, konnte man bereits vorab den Kundebedarf des Kunden ermitteln. Erste Fragen wurden beantwortet und ein Termin zur Online Präsentation vereinbart.

2. LÖSUNGSPRÄSENTATION

   Die Softwarelösungen wurden bei einer Onlinepräsentation vorgestellt. Dabei konnte der Kunde die Software schon näher kennenlernen.

3. ERSTE KOSTENSCHÄTZUNG

   Auf Basis der bisher ausgetauschten Informationen konnte eine erste Kosteneinschätzung erfolgen. Nach positiver Rückmeldung wurde ein Workshop eingeleitet.

4. WORKSHOP VOR ORT

   Bei dem Workshop wurden alle Anforderungen nochmals durchleuchtet, präzise dokumentiert und ein verbindliches Pflichtenheft erstellt.

5. ERSTELLUNG EINES KONKRETEN ANGEBOTS

   Anhand des konkreten Anforderungsprofils konnte ein verbindliches Angebot abgegeben werden.

6. PROGRAMMIERUNG

   Bei der Programmierung wurden kundenspezifische Anpassungen vorgenommen und eingebunden. Zudem wurde ein Stammdatenimport realisiert, um bestehende Daten aus Listen und anderen Systemen zusammen zu führen.

7. INSTALLATION UND EINRICHTUNG

   Die Einrichtung der Software konnte anschließend aus der Ferne per Remote vorgenommen werden. Dies erfolgte reibungslos und bedurfte keinen Termin vor Ort.

8. SCHULUNG

   Zum Projektabschluss wurden die FSH Mitarbeiter vor Ort geschult.

9. PROJEKTABNAHME

   Die Abnahme erfolgte durch den Kunden anhand der aus dem Workshop erstellten Dokumentation (Pflichtenheft).

10. SUPPORT

    Für anfängliche und weiterführende Unterstützung der Kunden im Rahmen der Softwarewartung oder technischen Support, steht das Desk Support Team zur Verfügung.